会議をしているのに認識がズレる。
議事録を共有しても読まれない。
振り返りを行っても参加者ごとに理解が違う。
こうした課題を抱える企業は少なくありません。
問題は会議の回数ではなく、情報共有の方法です。
特に複数部署が参加する会議やプロジェクト会議では、文字だけの共有に限界があります。
もし会議内容を分かりやすく整理したい場合は、
・会議内容を1枚で整理
・図やイラストで可視化
・認識のズレを減らせる
・議事録との併用に最適
のようなサービスも選択肢になります。
まずは、なぜ会議内容の可視化が必要なのかを見ていきましょう。
議事録だけでは共通認識が生まれにくい理由
結論から言うと、人によって文章の解釈が違うからです。
例えば同じ議事録を読んでも、
- Aさんは優先事項と考える
- Bさんは参考情報と考える
ということがあります。
文章は情報量が多い反面、重要ポイントが埋もれやすい特徴があります。
その結果、
「聞いたつもり」
「共有したつもり」
が発生します。
会議内容を図解すると理解速度が上がる
人は文字よりも視覚情報を早く理解します。
実際に会議内容を図解すると、
- 話の流れ
- 課題
- 解決策
- 決定事項
が一目で把握できます。
特に経営会議やプロジェクト会議では、全体像を理解しやすくなる効果があります。
会議後の振り返りがしやすくなる
会議は終わった後の活用が重要です。
しかし議事録だけの場合、
読み返されないまま終わるケースもあります。
一方で可視化された資料は、
- 社内共有
- 振り返り
- 新メンバーへの説明
に使いやすくなります。
短時間で内容を把握できるためです。
グラフィックレコーディングとは何か
グラフィックレコーディングとは、会議内容を図やイラストを使って整理する方法です。
単なるイラスト制作ではありません。
発言内容や議論の流れを整理しながら、
- 課題
- 意見
- 決定事項
を可視化していきます。
そのため議事録の代替ではなく、補完として活用されることが多くあります。
どんな会議で活用しやすいのか
特に効果を発揮しやすいのは、
- プロジェクト会議
- 経営会議
- ワークショップ
- 社内研修
- アイデア出し会議
です。
参加人数が増えるほど認識のズレも発生しやすくなります。
可視化によって情報共有の精度を高めることができます。
自社対応と外注はどちらが良いのか
社内でホワイトボードにまとめる方法もあります。
しかし、
- 会議進行
- 記録
- 要約
を同時に行うのは難しくなります。
特に重要な会議では、第三者が整理することで客観性も生まれます。
外注することで参加者全員が議論に集中できるメリットがあります。
会議内容を可視化したい企業向けのサービス
実際にグラフィックレコーディングを導入する場合は、会議内容を分かりやすく整理できる依頼先を選ぶことが重要です。
例えば、
では、
・会議内容を1枚に整理
・イラストや図を活用
・認識のズレを減らす支援
・振り返り資料として活用可能
といった対応を行っています。
議事録だけでは伝わりにくい内容を共有したい企業に向いています。
会議の成果を残したいなら可視化は有効
会議は開催することが目的ではありません。
成果を共有し、行動につなげることが目的です。
そのためには、
- 誰が見ても分かる
- 後から見返せる
- 社内共有しやすい
状態にしておく必要があります。
可視化はそのための有効な手段の一つです。
まとめ
会議で認識のズレが発生する原因は、情報共有の方法にある場合があります。
特に文字だけの議事録では、
- 重要ポイントが伝わらない
- 振り返りに使われない
- 共通認識が生まれない
という問題が起こりやすくなります。
会議内容を分かりやすく整理したい場合は、
のようなサービスも比較しながら検討してみてください。
