小規模企業がホームページを作るとき、公開後の管理まで考えずに制作方法を決めると、更新できないサイトが残ります。
制作直後は問題がなくても、担当者の退職や異動によってログイン情報が分からなくなり、営業時間、採用情報、事業内容を変更できなくなるためです。
専任のWeb担当者を置けない会社では、すべてを社内で管理する必要はありません。
会社概要や事業内容など、頻繁に変わらない部分は制作時に整え、お知らせだけを社内で更新できる形にすると運用負担を抑えられます。
Web担当者がいない会社で起こるホームページの問題
Web担当者がいない会社では、ホームページ管理が総務、営業、代表者などの兼任業務になります。
本業が優先されるため、次のような問題が起こります。
- 更新方法を知っている社員が一人しかいない
- ログイン情報が個人のメールアドレスに紐づいている
- 制作会社との契約内容を誰も把握していない
- サーバーやドメインの更新通知を見落とす
- お知らせを掲載するだけで外注費がかかる
- 編集画面を壊すのが怖くて更新しない
- スマートフォン表示を確認せず公開する
- 担当者の退職後に操作方法が分からなくなる
問題の原因は、社員のIT知識が不足していることだけではありません。
制作時に「誰が、どの情報を、どの頻度で変更するか」を決めていないことが原因です。
ホームページ全体を内製化する必要はない
Web担当者がいない会社では、更新作業を三つに分けて考えます。
社内で更新するもの
頻度が高く、内容を社内ですぐ判断できる情報です。
- お知らせ
- 営業日や休業日の案内
- 展示会やイベントの告知
- 採用情報
- メディア掲載情報
- 新サービスの簡単な告知
これらは、決まった入力欄へ文章と画像を入れるだけで公開できる形が適しています。
制作者へ依頼するもの
サイト全体に影響する変更は、無理に社内で触らない方が安全です。
- トップページの大幅な変更
- ページ構成の変更
- 新しい事業ページの追加
- デザインの全面変更
- 問い合わせフォームの項目変更
- 独自ドメインに関する設定
- スマートフォン表示の修正
更新回数が少ない作業まで社内で覚えると、操作方法の管理が複雑になります。
制作前に固定するもの
頻繁に変更しない情報は、公開時に整理しておきます。
- 会社名
- 所在地
- 代表者
- 事業内容
- 会社の強み
- 問い合わせ方法
- プライバシーポリシー
- 基本的なページ構成
この三つに分けることで、社内担当者はお知らせ更新に集中できます。
STUDIOが小規模企業の運用に向く理由
STUDIOは、コードを書かずにWebサイトを構築・編集できるサービスです。
サーバーを別途準備せずにサイトを公開できるため、サーバー契約、WordPressのインストール、プラグイン管理などを社内担当者が行う必要がありません。
Web担当者がいない会社にとって重要なのは、多機能であることより、管理対象を減らせることです。
サーバー準備を省ける
一般的なWordPressサイトでは、レンタルサーバー、WordPress本体、テーマ、プラグインなど、複数の管理対象があります。
STUDIOでは、サイト構築と公開環境を一つのサービス内で管理できます。
そのため、次の確認作業を減らせます。
- どのサーバーを契約したか
- WordPressをどこへ設置したか
- プラグインを更新してよいか
- テーマのライセンスは誰が持っているか
- サーバーの管理画面へ誰が入れるか
ただし、独自ドメインを使用する場合は、ドメインの契約情報を会社で管理する必要があります。
お知らせを決まった形式で追加できる
お知らせ更新では、ページ全体のレイアウトを毎回作り直す必要はありません。
制作者が事前に表示形式を整えておけば、担当者は次の項目を入力します。
- タイトル
- 公開日
- 本文
- 画像
- カテゴリー
- 公開状態
入力欄が決まっていれば、担当者ごとに見た目が変わる問題を防げます。
更新担当者を引き継ぎやすい
複雑な編集作業を前提にしなければ、担当者変更時の引き継ぎも短くできます。
引き継ぐ内容は次の程度に絞れます。
- ログイン方法
- お知らせの追加方法
- 画像の選び方
- 公開前の確認項目
- 困ったときの連絡先
操作マニュアルだけでなく、アカウントの管理方法も社内で決めておくことが重要です。
STUDIO・WordPress・更新代行の違い
会社サイトの運用方法は、更新頻度と社内体制で選びます。
| 制作・運用方法 | 向いている会社 | 主な注意点 |
|---|---|---|
| STUDIOで制作し、お知らせだけ内製 | 専任担当者がおらず、簡単な情報更新を社内で行いたい | 複雑な機能や特殊なシステムは事前確認が必要 |
| WordPressで制作し、社内更新 | ブログやコンテンツを継続的に増やしたい | サーバー、テーマ、プラグインの管理が発生する |
| 制作会社へ更新を毎回依頼 | 更新回数が少なく、社内で一切触りたくない | 小さな変更でも依頼と費用が発生する場合がある |
| 社内でゼロから制作 | 制作と運用を担当できる社員がいる | 本業以外の学習時間と制作時間が必要 |
| 静的な会社案内サイト | ほとんど更新しない | お知らせ追加やページ編集に専門作業が必要になりやすい |
「自分で更新できる」という理由だけで制作方法を決めると、必要以上の機能を抱えることがあります。
社内で更新する範囲を先に決め、その範囲を扱いやすい制作方法を選びます。
Web担当者なしで運用しやすいページ構成
小規模企業のコーポレートサイトでは、ページ数を増やすより、会社の信頼確認に必要な情報を揃えることが優先です。
基本構成として、次のページが考えられます。
トップページ
会社の事業内容、特徴、実績、問い合わせ先をまとめます。
訪問者が最初に確認するページなので、「何をしている会社か」が数秒で分かる構成にします。
会社概要
会社名、所在地、設立年、代表者、事業内容、連絡先などを掲載します。
名刺や会社案内と表記が異ならないように確認してください。
事業内容
サービス名だけでなく、対象となる顧客、対応範囲、依頼の流れを説明します。
複数事業がある場合は、各事業の説明量を確認し、ページを分けるか判断します。
お知らせ
社内で更新する中心ページです。
休業日、イベント、採用、メディア掲載などを時系列で掲載します。
お問い合わせ
問い合わせフォームを設置し、営業相談、採用、取材などの窓口を整理します。
不要な入力項目を増やすと送信されにくくなるため、受け付けに必要な項目だけを設定します。
プライバシーポリシー
問い合わせフォームで個人情報を受け取る場合に備え、取り扱い方針を掲載します。
実際の事業内容に合わせた確認が必要です。
お知らせ更新を止めない社内ルール
操作が簡単でも、更新の判断基準がなければサイトは止まります。
最低限、次のルールを決めておきます。
更新する情報を限定する
何でもお知らせへ掲載すると、情報の重要度が分からなくなります。
掲載対象を次のように決めます。
- 営業時間や休業日の変更
- 新サービスの開始
- 展示会やイベントへの出展
- 採用募集
- メディア掲載
- 重要な会社情報の変更
日常的な短い情報はSNSへ掲載し、会社として残す必要がある情報をホームページへ載せます。
更新担当者と確認者を分ける
一人で作成から公開まで行うと、日付、社名、リンク先の間違いを見落とします。
小規模企業でも、次の二つの役割を決めます。
- 入力する担当者
- 内容を確認する責任者
確認者が編集操作を覚える必要はありません。
公開前の文章と画像だけを確認できれば運用できます。
画像サイズを統一する
担当者ごとに縦長、横長、高解像度の画像を登録すると、一覧ページが見にくくなります。
制作時に次のルールを決めます。
- 推奨する縦横比
- ファイル形式
- 画像一枚あたりの目安
- ファイル名の付け方
- 使用してよい画像の範囲
画像を用意できない場合に、文字だけで公開してよいかも決めておきます。
更新履歴を残す
誰が何を変更したか分からない状態を避けるため、簡単な管理表を作ります。
| 更新日 | 更新したページ | 内容 | 担当者 | 確認者 |
|---|---|---|---|---|
| 4月1日 | お知らせ | ゴールデンウィーク休業 | 営業担当 | 代表 |
| 5月10日 | 採用情報 | 募集職種を追加 | 総務担当 | 採用責任者 |
| 6月5日 | 事業内容 | 対応地域を変更 | 営業担当 | 代表 |
大規模な管理システムは必要ありません。共有できる表で十分です。
制作依頼前に決めるアカウントの持ち方
ホームページを会社の資産として残すには、デザインより先にアカウント管理を決めます。
会社用メールアドレスで登録する
担当者個人のメールアドレスでSTUDIOアカウントを作ると、退職後にログインできなくなる恐れがあります。
登録や管理には、会社で継続して使えるメールアドレスを利用します。
例として、次のような用途別アドレスが考えられます。
- web@
- info@
- admin@
パスワードの保管方法も決めてください。
独自ドメインを会社名義で管理する
ドメインはホームページの住所にあたります。
制作を外注する場合でも、契約名義、更新期限、支払い方法を会社側で把握します。
最低限、次の情報を記録します。
- 契約サービス名
- ログインURL
- 登録メールアドレス
- 更新日
- 支払い方法
- 管理責任者
制作者の権限を確認する
制作中に制作者を招待する場合は、納品後もアクセス権限を残すか確認します。
継続サポートを依頼しない場合は、不要な権限を整理します。
一方、修正や追加制作を継続して依頼するなら、どの権限を残すか相談してください。
制作時に依頼しておきたい運用準備
ホームページ完成後に困らないよう、制作段階で次の項目を依頼します。
- お知らせ一覧ページ
- お知らせ詳細ページ
- スマートフォン表示
- 独自ドメイン接続
- SEOの基本設定
- 問い合わせフォーム
- 公開前の動作確認
- お知らせ更新用マニュアル
- 使用画像のルール
- 社内で編集してよい範囲の明示
「自分で編集できるようにしてください」だけでは、会社概要やレイアウトまで自由に触れる状態になることがあります。
「お知らせのタイトル、本文、画像だけを社内で更新したい」と具体的に伝える方が安全です。
Web担当者がいない会社向けのSTUDIO制作サービス
紹介するサービスでは、ノーコードCMSのSTUDIOを使ってコーポレートサイトを制作します。
制作ページの例には、次の内容が含まれています。
- トップページ
- 会社概要
- 事業内容
- お知らせ
- お問い合わせフォーム
- プライバシーポリシー
料金内の対応として、SSL化、独自ドメイン接続、SEO基本設定、スマートフォン対応、文章構成のサポート、画像素材の準備が案内されています。
テキストや画像の提供がスムーズな場合は、最短2週間での公開も相談可能です。
STUDIOの利用料については、サービス説明上、月額0円から1,500円程度が目安として示されています。利用する機能や契約プランは、見積もり相談時に確認してください。
また、お知らせ更新についてはマニュアルが提供されますが、編集方法全般の指導はサービス範囲に含まれていません。
そのため、購入前に次の点を確認します。
- 社内で更新したい箇所
- マニュアルの対象範囲
- 制作ページ数
- 追加費用が発生する条件
- 独自ドメインの準備状況
- 掲載する文章と画像
- 希望する公開日
基本価格や受付状況、制作範囲はサービスページで確認し、購入前に見積もり相談を行ってください。
見積もり相談で送る内容
最初の相談では、次の情報をまとめて送ります。
「Web担当者がいない小規模企業のコーポレートサイト制作を検討しています。
公開後は、お知らせのみ社内で更新し、会社概要やデザインの変更は必要に応じて外注する予定です。
希望するページは、トップ、会社概要、事業内容、お知らせ、問い合わせ、プライバシーポリシーです。
独自ドメインは取得済みです。ロゴと会社写真は用意できますが、文章構成についてはサポートを希望します。
お知らせ更新用マニュアルの内容、制作料金、追加費用が発生する条件、公開までに必要な資料をご案内ください。」
更新範囲を具体的に伝えることで、制作後の運用を想定した提案を受けやすくなります。
Web担当者を置く代わりに運用範囲を狭くする
Web担当者がいないこと自体は、ホームページを作れない理由にはなりません。
問題になるのは、誰も管理できない複雑な仕組みを導入することです。
小規模企業では、次のように役割を限定します。
- 基本ページは制作時に完成させる
- お知らせだけ社内で更新する
- 大きな変更は制作者へ依頼する
- 会社用アカウントで管理する
- ドメイン情報を社内に残す
- 更新担当者と確認者を決める
- 操作方法をマニュアル化する
すべてを内製化するのではなく、日常的に必要な作業だけを社内へ残すことが重要です。
専任のWeb担当者を採用する前に、現在の会社で無理なく続けられる更新範囲を決め、その範囲に合ったコーポレートサイトを制作しましょう。
